Oczekiwania finansowe trzeba często podać jeszcze przed poznaniem budżetu pracodawcy, a wtedy trudno ocenić, czy proponowana pensja jest uczciwa. Łatwiej się w tym odnaleźć, gdy oddzieli się obowiązujące zasady rekrutacji od szerszych wymogów dotyczących przejrzystości płac. Jawność wynagrodzeń nie oznacza publicznej listy pensji wszystkich pracowników, lecz przede wszystkim dostęp do informacji potrzebnych do oceny warunków zatrudnienia i równego wynagradzania. W Polsce przepisy dotyczące informacji o wynagrodzeniu dla kandydatów weszły w życie 24 grudnia 2025 r. Unijne regulacje przewidują również prawa osób już zatrudnionych oraz obowiązki raportowe, ale nie wszystkie te rozwiązania mają ten sam termin i zakres.
Jawność wynagrodzeń – od kiedy obowiązują nowe zasady?
Najważniejsze jest rozróżnienie trzech dat: wejścia w życie polskich przepisów rekrutacyjnych, terminu wdrożenia unijnej dyrektywy oraz rozpoczęcia raportowania przez określone grupy pracodawców. To odrębne etapy, choć w dyskusjach często występują pod wspólnym hasłem „jawność płac”.
- 24 grudnia 2025 r. – wejście w życie polskich przepisów zobowiązujących pracodawcę do przekazywania kandydatom informacji o proponowanym wynagrodzeniu.
- 7 czerwca 2026 r. – termin wyznaczony państwom członkowskim na wdrożenie unijnej dyrektywy o przejrzystości wynagrodzeń.
- 7 czerwca 2027 r. – pierwszy termin raportowania przewidziany w dyrektywie dla pracodawców zatrudniających co najmniej 150 pracowników.
- 7 czerwca 2031 r. – pierwszy termin raportowania przewidziany dla pracodawców zatrudniających od 100 do 149 pracowników.
Termin wdrożenia dyrektywy nie jest tym samym co data rozpoczęcia wszystkich obowiązków. Szczegóły ich wykonywania wynikają z przepisów krajowych. Dlatego przy ustalaniu konkretnego obowiązku trzeba odróżniać to, co zapisano w dyrektywie, od tego, co zostało wprowadzone do polskiego prawa.
Obowiązek informowania kandydata o wynagrodzeniu nie jest uzależniony od osiągnięcia progu 100 czy 150 pracowników. Progi zatrudnienia dotyczą przede wszystkim raportowania luki płacowej.
Kogo dotyczy jawność wynagrodzeń?
Przepisy o przejrzystości płac obejmują różne sytuacje: poszukiwanie pracy, zatrudnienie oraz kontrolę zasad wynagradzania w organizacji. Nie należy więc sprowadzać ich wyłącznie do widełek w ogłoszeniach.
Kandydaci do pracy i pracodawcy
Polskie przepisy rekrutacyjne dotyczą osób ubiegających się o zatrudnienie w ramach stosunku pracy. Nie ograniczają się do dużych przedsiębiorstw ani do wybranych branż.
Informację o wynagrodzeniu powinien przekazać zarówno mały pracodawca, jak i duża organizacja. Wielkość firmy nie zwalnia z tego obowiązku.
Inaczej należy traktować współpracę na podstawie umów cywilnoprawnych lub rzeczywistą współpracę między przedsiębiorcami. Nie można automatycznie przenosić na nie wszystkich uprawnień wynikających z prawa pracy.
Znaczenie ma jednak faktyczny sposób wykonywania obowiązków, a nie sama nazwa umowy. Nazwanie współpracy kontraktem biznesowym nie przesądza, że nie ma ona cech stosunku pracy.
Osoby już zatrudnione
Szersze rozwiązania przewidziane w unijnej dyrektywie dotyczą także pracowników sektora prywatnego i publicznego. Ich celem jest umożliwienie sprawdzenia, czy za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości przysługuje równe wynagrodzenie.
To ważne rozróżnienie: porównanie nie musi ograniczać się do identycznych nazw stanowisk. Liczą się również wymagane umiejętności, wysiłek, odpowiedzialność i warunki wykonywania pracy.
Przejrzystość ma obejmować nie tylko wysokość wypłat, ale również zasady ustalania wynagrodzeń i ich wzrostu. Pracownik powinien móc zrozumieć, od czego zależy jego pozycja płacowa.
Nie oznacza to natomiast prawa do swobodnego przeglądania imiennych pasków płacowych współpracowników. Przejrzystość wynagrodzeń i ochrona danych osobowych muszą działać równolegle.
Czy wynagrodzenie musi być podane w ogłoszeniu o pracę?
Nie każde ogłoszenie musi zawierać widełki płacowe. Polskie przepisy dopuszczają przekazanie informacji o początkowej wysokości wynagrodzenia albo jego przedziale na różnych etapach rekrutacji. Informacja powinna być oparta na obiektywnych i neutralnych pod względem płci kryteriach.
Pracodawca przekazuje ją w postaci papierowej lub elektronicznej, z wyprzedzeniem pozwalającym na świadome i przejrzyste negocjacje. Kolejność jest następująca:
- W ogłoszeniu o naborze na stanowisko.
- Przed rozmową kwalifikacyjną, jeżeli nie zamieszczono jej w ogłoszeniu albo rekrutacja odbywa się bez ogłoszenia.
- Przed nawiązaniem stosunku pracy, jeżeli wcześniej nie było ani odpowiedniego ogłoszenia, ani rozmowy kwalifikacyjnej.
Jeżeli zatem przewidziano rozmowę kwalifikacyjną, brak stawki w ogłoszeniu nie oznacza, że można ujawnić ją dopiero po zakończeniu wszystkich rozmów. Kandydat powinien otrzymać ją przed spotkaniem. Przepisy obejmują też informację o odpowiednich postanowieniach układu zbiorowego lub regulaminu wynagradzania, jeżeli takie regulacje obowiązują u pracodawcy.
Przy porównywaniu ofert warto rozdzielić podstawę, premię i pozostałe składniki. Kwota „do osiągnięcia” po spełnieniu ambitnego planu sprzedażowego nie jest tym samym co gwarantowane wynagrodzenie zasadnicze.
O co można pytać podczas rekrutacji?
Rozmowa o oczekiwanej stawce nadal jest dopuszczalna. Zmiana polega na tym, że negocjacje nie powinny opierać się na przewadze informacyjnej pracodawcy ani na odtwarzaniu wcześniejszych zarobków kandydata.
Poprzednia pensja a oczekiwania finansowe
Informacje o wynagrodzeniu w obecnym i poprzednich stosunkach pracy zostały wyłączone z zakresu informacji o przebiegu zatrudnienia, których pracodawca może żądać od kandydata.
Nie powinno się więc wymagać podania poprzedniej pensji jako warunku udziału w rekrutacji. Dotychczasowe zarobki nie są miarą wartości pracy na nowym stanowisku.
Można natomiast rozmawiać o oczekiwaniach finansowych, dostępności czy doświadczeniu istotnym dla danej pracy. Pytanie o oczekiwaną stawkę nie zastępuje obowiązku przekazania informacji o proponowanym wynagrodzeniu.
Jeśli pojawia się pytanie o wcześniejsze zarobki, rozmowę można skierować na zakres odpowiedzialności i budżet stanowiska. To bardziej użyteczna podstawa negocjacji niż historia cudzych decyzji płacowych.
Neutralne ogłoszenia i niedyskryminujący nabór
Polskie przepisy wymagają również, aby ogłoszenia o naborze i nazwy stanowisk były neutralne pod względem płci. Sam proces rekrutacji powinien przebiegać w sposób niedyskryminujący.
Nie chodzi wyłącznie o kosmetyczną zmianę końcówki w nazwie stanowiska. Treść ogłoszenia nie powinna sugerować, że o przyjęciu decyduje płeć zamiast kwalifikacji.
Podobna zasada dotyczy ustalania stawki. Różnice mogą wynikać z rzeczywistych kompetencji, doświadczenia czy odpowiedzialności, ale powinny mieć obiektywne uzasadnienie.
Przejrzyste kryteria pomagają obu stronom: kandydat lepiej rozumie ofertę, a pracodawca potrafi wyjaśnić, dlaczego proponuje określony poziom wynagrodzenia.
Czy będzie można poznać zarobki współpracowników?
Dyrektywa przewiduje prawo do uzyskania informacji o własnym poziomie wynagrodzenia oraz o średnich poziomach wynagrodzenia, w podziale na płeć, dla kategorii osób wykonujących taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości. Nie jest to prawo do poznania pensji konkretnej osoby z sąsiedniego biurka.
Przewidziany w dyrektywie termin udzielenia informacji wynosi maksymalnie dwa miesiące od wniosku. Sposób realizacji tego uprawnienia należy oceniać według właściwych przepisów krajowych, z uwzględnieniem ochrony danych, zwłaszcza w niewielkich zespołach.
Równe wynagrodzenie nie oznacza identycznej pensji dla wszystkich. Różnice są dopuszczalne, jeżeli wynikają z obiektywnych, neutralnych pod względem płci kryteriów.
Kiedy firmy raportują lukę płacową i co oznacza próg 5%?
Według harmonogramu dyrektywy pracodawcy zatrudniający co najmniej 250 pracowników mają raportować co roku, począwszy od 2027 r. Dla grupy od 150 do 249 pracowników przewidziano raportowanie co trzy lata od 2027 r., a dla grupy od 100 do 149 pracowników – co trzy lata od 2031 r. Państwa mogą ustanawiać również dalej idące obowiązki.
Często przywoływane 5% nie jest dopuszczalnym limitem dyskryminacji. W dyrektywie to jeden z warunków uruchomienia wspólnej oceny wynagrodzeń: różnica musi wystąpić w danej kategorii pracowników, nie mieć obiektywnego uzasadnienia i nie zostać usunięta w przewidzianym terminie sześciu miesięcy. Dyskryminująca różnica może być bezprawna również poniżej tego progu.
Dla kandydata najważniejsza pozostaje informacja o proponowanej płacy przed właściwym etapem rekrutacji. Dla pracownika – możliwość zrozumienia zasad wynagradzania i zakwestionowania nierównego traktowania. Dla pracodawcy oznacza to potrzebę uporządkowania stawek i kryteriów, a nie tylko dopisania widełek do ogłoszeń.