Na starcie firmy zwykle brakuje jasnej odpowiedzi, czy wystarczy samodzielnie podpisać „za zgodność z oryginałem”, czy już trzeba biec do notariusza. To z pozoru drobna sprawa, ale potrafi opóźnić rejestrację spółki, kredyt czy udział w przetargu. Ten tekst porządkuje temat: kiedy można samemu poświadczyć za zgodność z oryginałem, a kiedy prawo wymaga urzędowego poświadczenia i nie ma drogi na skróty.
Poświadczenie za zgodność z oryginałem – o co tak naprawdę chodzi
Poświadczenie „za zgodność z oryginałem” to pisemne potwierdzenie, że kopia dokumentu jest wierna oryginałowi. Nie zmienia treści dokumentu, nie tworzy nowych praw, tylko uwiarygadnia, że ktoś widział oryginał i odwzorował go w kopii.
W praktyce funkcjonują dwa zupełnie różne światy:
- zwykłe poświadczenie – kiedy kopię podpisuje przedsiębiorca, pracownik, pełnomocnik,
- urzędowe poświadczenie – kiedy kopię uwierzytelnia notariusz, adwokat, radca prawny, organ administracji albo tłumacz przysięgły.
Jeżeli przepis wymaga „oryginału lub urzędowo poświadczonego odpisu”, własnoręcznie podpisane „za zgodność z oryginałem” nie wystarczy – nawet jeśli treść kopii jest stuprocentowo zgodna.
Cała trudność polega na tym, że wiele instytucji w obrocie gospodarczym akceptuje zwykłe poświadczenie przedsiębiorcy, ale w kilku kluczowych sytuacjach wymaga się już formy urzędowej. Dlatego ważna jest umiejętność odróżnienia jednego od drugiego.
Kiedy przedsiębiorca może sam poświadczyć kopię dokumentu
Co do zasady, w obrocie prywatnym (między firmami, z bankiem, z biurem rachunkowym) nic nie stoi na przeszkodzie, aby kopię dokumentu poświadczyć samodzielnie. Ograniczenia pojawiają się dopiero tam, gdzie wchodzi w grę organ publiczny i konkretne przepisy.
Dokumenty wewnętrzne firmy i relacje „firma–firma”
W relacjach z kontrahentami, księgową, ubezpieczycielem czy doradcą kredytowym zwykle w pełni wystarczają kopie podpisane przez osobę uprawnioną do reprezentacji lub upoważnionego pracownika. Dotyczy to między innymi:
- umów z klientami i dostawcami – można przesyłać skany z dopiskiem „za zgodność z oryginałem”,
- pełnomocnictw wewnętrznych (np. dla pracowników) – w firmie spokojnie działa kopia, jeśli tak ustalono,
- oświadczeń, regulaminów, zarządzeń – często przechowywane są kopie robocze, a oryginał leży w jednym miejscu,
- dokumentów księgowych – skan faktury z oznaczeniem „za zgodność z oryginałem” jest powszechną praktyką, choć warto uwzględniać wymogi ustawy o rachunkowości i wewnętrznego obiegu dokumentów.
Kontrahenci zazwyczaj akceptują takie kopie, bo liczy się dla nich treść dokumentu, a nie forma jego uwierzytelnienia. Jeśli ktoś wymaga „oryginału lub kopii poświadczonej notarialnie”, zwykłe poświadczenie firmy już nie wystarczy – ale to wynika z jego wewnętrznych procedur, a nie ogólnego zakazu.
Kopie dla banków, instytucji finansowych i partnerów biznesowych
Przy zakładaniu rachunku firmowego, ubieganiu się o kredyt czy leasing często pojawia się lista dokumentów: wyciąg z CEIDG/KRS, umowa spółki, uchwały wspólników, dowody tożsamości. Część z nich można przekazać jako kopie poświadczone przez firmę, o ile bank taką formę dopuszcza.
W praktyce wygląda to różnie:
- część banków akceptuje skany bez żadnego poświadczenia,
- inne proszą o podpisane kopie z dopiskiem „za zgodność z oryginałem”,
- w bardziej rygorystycznych przypadkach wymagany jest odpis notarialny (np. przy większych kwotach kredytu).
Podobnie jest w relacjach z dużymi kontrahentami (korporacje, spółki Skarbu Państwa). Często proszą o kopie dokumentów rejestrowych i reprezentacyjnych, ale dokładnie wskazują, czy wystarczy zwykła kopia, czy musi być notarialna.
Nie ma tu jednego ogólnego przepisu – decydują regulaminy danej instytucji. Dlatego zawsze warto sprawdzić, co jest napisane w wymaganiach dokumentowych, zamiast automatycznie biegać do notariusza „na wszelki wypadek”.
Kiedy własnoręczne „za zgodność z oryginałem” nie wystarczy
Problem zaczyna się przy dokumentach składanych do sądów, urzędów i innych organów, gdzie obowiązuje kodeks postępowania administracyjnego, k.p.c. i szczególne ustawy. W wielu sytuacjach przepisy wymagają „oryginału lub urzędowo poświadczonego odpisu”.
Postępowania urzędowe i sądowe – najważniejsze ograniczenia
Najczęstsze przypadki, w których samodzielne poświadczenie kopii nie wystarczy:
- Rejestracja i zmiany w KRS – do sądu rejestrowego zwykle trzeba składać:
- oryginały uchwał i umów, albo
- odpisy poświadczone notarialnie lub przez profesjonalnego pełnomocnika (adwokat, radca prawny) działającego w sprawie.
- Niektóre postępowania administracyjne – jeżeli przepis wyraźnie mówi o „urzędowo poświadczonych odpisach” (np. przy koncesjach, zezwoleniach, licencjach), urząd może odrzucić zwykłe kopie z podpisem przedsiębiorcy.
- Postępowania sądowe – dołączając odpisy dokumentów jako dowód, strony często korzystają z poświadczenia dokonanych przez pełnomocnika procesowego (adwokat, radca prawny). Poświadczenie przez stronę (przedsiębiorcę) ma znacznie słabszą moc i sąd może zażądać oryginału.
- Przetargi i zamówienia publiczne (szczególnie starsze regulacje i część procedur wewnętrznych) – bywa, że dokumenty rejestrowe, referencje czy pełnomocnictwa muszą być złożone jako odpisy notarialne albo poświadczone przez profesjonalnego pełnomocnika.
Warto zwrócić uwagę na jeszcze jedną możliwość, o której wiele osób nie wie. Kodeks postępowania administracyjnego (art. 76a) przewiduje, że organ administracji może sam poświadczyć zgodność kopii z oryginałem, jeżeli strona:
- przedstawia oryginał dokumentu,
- i prosi o sporządzenie uwierzytelnionej kopii.
Oznacza to, że zamiast płacić notariuszowi, czasem można pójść do urzędu z oryginałem i poprosić o sporządzenie urzędowo poświadczonej kopii. Nie każdy urząd o tym przypomina, ale możliwość wynika wprost z przepisów.
Jak prawidłowo opisać kopię – praktyczna formułka
Jeżeli instytucja dopuszcza zwykłe poświadczenie, warto robić to w powtarzalny, czytelny sposób. Dobrze opisana kopia zmniejsza ryzyko późniejszych sporów.
Na każdej stronie kopii (lub przynajmniej na ostatniej, jeśli strony są ze sobą trwale połączone) powinny znaleźć się:
- formuła poświadczenia – np. „Za zgodność z oryginałem”,
- data i miejsce sporządzenia poświadczenia,
- czytelny podpis osoby poświadczającej,
- pieczątka firmowa (jeśli jest używana),
- oznaczenie funkcji – np. „prezes zarządu”, „wspólnik uprawniony do reprezentacji”, „pełnomocnik”.
Przykładowa formułka, którą można stosować w firmie:
„Za zgodność z oryginałem. Warszawa, 22.01.2026 r.
(podpis, pieczątka, stanowisko)”
Jeżeli poświadczenia dokonuje pełnomocnik, warto dołączyć do pakietu dokumentów kopię pełnomocnictwa (również poświadczoną) – wiele instytucji tego oczekuje. Czasem wygodniej jest sporządzić jedno zbiorcze pełnomocnictwo „do składania dokumentów i poświadczania kopii za zgodność z oryginałem” dla konkretnej osoby w firmie.
Odpowiedzialność za nieprawdziwe poświadczenie
Poświadczenie „za zgodność z oryginałem” to nie jest drobna formalność bez znaczenia. Podpisujący bierze na siebie odpowiedzialność za zgodność treści – jeśli dokument zostanie zakwestionowany, to on będzie musiał tłumaczyć, skąd wzięła się rozbieżność.
W grę wchodzą różne poziomy odpowiedzialności:
- odpowiedzialność cywilna – jeżeli druga strona poniesie szkodę, bo opierała się na nieprawdziwie poświadczonym dokumencie (np. fałszywe zaświadczenie o niezaleganiu), może dochodzić odszkodowania,
- odpowiedzialność pracownicza – pracownik, który lekkomyślnie poświadcza kopie, może odpowiadać wobec pracodawcy,
- odpowiedzialność karna – przy świadomym fałszowaniu dokumentów i poświadczeń w grę wchodzi fałszerstwo materialne lub intelektualne dokumentu (w zależności od sytuacji).
Przy dokumentach zawierających dane osobowe dochodzi jeszcze aspekt RODO. Poświadczając kopię dowodu osobistego czy paszportu, należy mieć podstawę prawną do przetwarzania tych danych i sensowny powód, by je kserować. Coraz częściej zamiast pełnej kopii dokumentu tożsamości instytucje zadowalają się spisaną treścią lub częściowo zamazaną kopią.
Praktyczne wskazówki dla nowych firm
Na początku działalności dobrze jest wypracować proste zasady obiegu dokumentów, żeby każdorazowo nie zastanawiać się, komu co wolno.
Przydają się zwłaszcza trzy rzeczy:
- Krótka procedura wewnętrzna – kto w firmie może poświadczać kopie, w jakiej formie i kiedy wymagana jest wizyta u notariusza lub pełnomocnika zawodowego.
- Wzór pieczęci i formułki – jednolita formuła „Za zgodność z oryginałem”, którą wszyscy stosują, porządkuje dokumenty i ułatwia ich weryfikację.
- Lista typowych sytuacji – np.:
- dokumenty do banku – zwykłe kopie z podpisem, chyba że bank zażąda inaczej,
- wnioski do KRS – notariusz/profesjonalny pełnomocnik,
- przetargi – zawsze sprawdzić SIWZ/ogłoszenie, nie zakładać automatycznie, że zwykła kopia wystarczy.
W praktyce większość codziennych spraw firmy da się załatwić na podstawie kserokopii i skanów podpisanych „za zgodność z oryginałem”. Wymóg urzędowego poświadczenia dotyczy raczej punktowych, ważniejszych momentów – zmian w KRS, większych przetargów, koncesji i podobnych procedur.
Dobrze jest przyjąć prostą zasadę: jeżeli w przepisie lub wymaganiach dokumentowych pojawia się słowo „urzędowo” albo „notarialnie” – samodzielne poświadczenie kopii nie rozwiąże sprawy. W każdej innej sytuacji warto zapytać instytucję, czy zwykła kopia z podpisem będzie akceptowana. Często oszczędza to zarówno wizyty u notariusza, jak i zbędne nerwy.